Modelo de carta de reclamo

Un modelo de carta de reclamo o de reclamación tiene como finalidad la resolución de un tema o de un problema o de un contrato, de una venta o de un negocio. Así, deberá siempre expresarse en un tono formal de manera que inste al receptor a una pronta solución de los problemas que se están solicitando resolver por la necesidad que estos implican.

Una carta de reclamo puede estructurarse encabezando la fecha tópica y crónica, seguida de la dirección a la que se dirigen las palabras, Señores seguido del tratamiento de los mismos, del nombre completo y apellidos, cargo que ocupa en la empresa y departamento de la misma.

Deberá tener la carta de reclamo una referencia, que consistirá en un número al que se pueda acudir en caso de necesidad en el futuro, el número de referencia la hace coincidir con un libro registro y con una signatura de archivo, así que la carta se podrá localizar en un expediente y este expediente en un legajo, que se encontrará en una unidad de instalación, vulgarmente llamada caja o carpeta, dependiendo del formato al que se recurra.

La carta de reclamo debe expresar un encabezamiento formal, tal como de ni consideración o de nuestra consideración aludiendo al respeto que siente el remitente hacia el receptor. Seguidamente se expondrá el planteamiento, el motivo por el cual se decide escribir la carta de reclamo, explicando con concisión y exactitud a la vez que claridad todos los puntos que merezcan ser tenidos en cuenta. Todo lo cual se hará para solicitar a los emisores que tengan a bien dar una solución a los problemas que en la misiva se están planteando.

Es fundamental exponer punto por punto cada uno de los aspectos, que para mayor claridad deberían quedar numerados o puntualizados por medio de letras, 1.-, 2.-, 3.-; o a.-, b.-, c.-; o a), b), c), etc.

Tras la exposición al detalle de todos los puntos y derechos que tenga el emisor de la carta de reclamo, debe ir una cláusula de agradecimiento, esto llamará al emisor a considerar con mayor amabilidad la propuesta que se le hace. Así un “agradeciéndoles anticipadamente su atención al reclamo que se presenta”, quedará perfecto; seguido de la cláusula de despedida y cierre, es decir, deben seguir unas palabras tales como: “Se despide cordialmente”, expresión del nombre del emisor, con firma completa expresando nombres y apellidos completos y rúbrica.